如虛空華012020-11-12 19:04:51

具體如下：

第一個S——整理→清理區分。公司的檔案工作開展到目前為止，最突出的問題是管理人員無法明確地判別工作中形成的檔案哪些必須作為檔案儲存。那麼，就要明確檔案的定義：國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，儲存備查的文字、影象、聲音及其他各種形式的原始記錄。簡單的講，企業檔案是直接記述和反映企業活動，儲存備查的各種企業檔案材料的總稱。實際上檔案是以多種形式存在的，要求在日常檔案管理工作中，判斷一份檔案是不是檔案主要考慮三個方面的問題：是企業在其經營活動中連續積累而形成的嗎？對今後工作具有查考利用價值嗎？是原始的歷史記錄嗎？是，就留存起來成為檔案，妥善保管；不是，隨著事件的結束而淘汰。

第二個S——整頓→標識定位。既然檔案是由檔案轉化而來的，而檔案是逐年累月、逐份逐件地產生的，並且是雜亂無章，只有把這些檔案按照一定的程式和條理集中保管起來，它們才能轉化為檔案。比如公司組織一次會議，會議中必然產生許多相互關聯的檔案材料，會議的組織者陸續將這些檔案材料積累起來，系統完整地反映出此次會議事件的全過程，才能形成檔案。因此各職能部門、每位員工應該始終圍繞其職能活動開展日常的檔案工作：活動策劃中是否考慮檔案的內容及收集；活動中產生的檔案是否有標識；檔案是否按計劃收集；是否有專人收集；是否有專門指定的存放場所；檔案傳遞過程中是否有跟蹤記錄。只有滿足了以上各點的要求，將具有內在聯絡的檔案科學地存放在一起，才能系統地反映出各種活動的原貌，標識定位清晰。

第三個S——清掃→定置維護。檔案是歷史記錄，是聯絡過去、現在和未來的資訊紐帶，具有不可替代的重要價值。當檔案形成中的檔案缺乏連續性和完整性，檔案便有了一定的侷限性，不能真實的反映歷史的全貌，其查考利用價值就會大打折扣。這就要求各職能部門、每位員工立足本職工作，對現有的檔案工作常搞“衛生”：一項活動中的檔案是否連續、完整；檔案的存放場所是否附合八防方式；檔案是否移交；是否對檔案收集過程中的問題查明原因，並提出根本的解決措施。同時公司的檔案集中管理開展不久，之前的檔案散存在各部門或個別員工手中，檔案部門採取有效的方式和措施進行徵集時，各職能部門及其員工群策群力，不斷的協助完善。也應該對缺失狀況進行檢討，防止此類事件的再次發生。

第四個S——清潔→規則規矩。企業檔案把往復不斷的現象真實地記錄下來，使瞬間變成永恆，為企業準確提供其發展規律的可靠依據，為企業的長遠發展服務。沒有規矩不成方圓，公司檔案管理制度為檔案工作明確了指導方向。但各職能部門、各位員工仍必須結合本職工作，將日常檔案管理工作程式標準化，定期評估標準化實施效果是否得到保持，並研究維持、管理的方法。

第五個S——素養→約束／教育訓練。這要求每個職能部門、每位員工都要進行訓練，並從以下幾方面開展：學習檔案的基礎知識、檔案的規章制度；立足本職，理解檔案規章制度；在工作中遵守檔案規章制度。檔案管理部門有義務提供相應的訓練機會，不斷透過全員的共同學習、協作，不斷完善檔案規章制度，提高檔案管理水平，形成良好的檔案管理氛圍，使檔案管理能夠立足於基層工作，成為每位員工提升工作素養的有利手段。